O que ninguém vê quando tudo funciona
Existe uma ideia bastante difundida de que, para trabalhar com Secretariado, basta ser organizado, comunicativo, discreto e saber administrar uma agenda. Ajuda, claro. Mas organização não é técnica secretarial da mesma maneira que gostar de números não transforma ninguém em contador.
Por trás de uma agenda que funciona, de uma reunião que começa com todos sabendo exatamente o que precisam saber ou de um executivo que chega a outra cidade e encontra passagem, hotel, transporte, documentos e compromissos perfeitamente coordenados, existe método. Existe técnica. E é justamente sobre isso que quero começar esta coluna.
As técnicas secretariais talvez sejam uma das partes menos visíveis da nossa profissão. Quando bem aplicadas, aliás, quase desaparecem. O executivo não necessariamente percebe o sistema que impede que uma demanda seja esquecida, o critério usado para definir o que chega até ele ou a quantidade de pequenas decisões tomadas antes que um compromisso apareça em sua agenda.
Ele percebe que as coisas funcionam. E fazer as coisas funcionarem não é mágica. É formação.
Secretariado se aprende
Em Técnicas Secretariais I, Eliana Maria Ieger define as técnicas secretariais como a aplicação dos conhecimentos relacionados às atividades cotidianas de um escritório, conhecimentos que podem ser adquiridos empiricamente, mas também por meio de fundamentação teórica em cursos de qualificação e atualização. A distinção é importante.
Experiência ensina. E ensina muito! Mas formação transforma aquilo que muitas vezes fazemos intuitivamente em conhecimento sistematizado. Dá nome aos processos, apresenta métodos, oferece fundamentos e permite compreender não apenas como determinada atividade é realizada, mas por que ela é realizada daquela maneira. Talvez por isso que sempre me incomoda um pouco a ideia de que “qualquer pessoa organizada pode ser secretária”. Organização é uma qualidade, Secretariado é uma profissão. E profissão pressupõe conhecimento.
Os verbos são importantes: planejar, organizar, facilitar, aplicar. Não estamos falando simplesmente de “marcar reunião”, “atender telefone” ou “guardar documento”. Estamos falando de administrar processos que sustentam o trabalho de outras pessoas.
Técnico em Secretariado e Secretário Executivo: qual é a diferença?
Aqui também existe uma confusão bastante comum. Técnico em Secretariado e Secretário Executivo pertencem à mesma área profissional, mas não correspondem à mesma formação.
O Técnico em Secretariado tem formação de nível médio/técnico e preparação voltada às técnicas e rotinas secretariais. A legislação profissional inclui entre suas atribuições a organização e manutenção de arquivos, classificação e registro de correspondências, redação e datilografia de documentos de rotina (sim, nossa lei ainda diz “datilografia”, o que por si só já renderia outra coluna!), além de serviços de recepção, registro de compromissos e informações.
O Secretário Executivo, por sua vez, tem formação superior. Suas atribuições legais avançam para planejamento, organização e direção de serviços de secretaria, assistência e assessoramento direto a executivos, coleta de informações para consecução de objetivos e metas, interpretação e sintetização de textos e documentos, além da administração de informações e da comunicação.
Não se trata de dizer que um é “mais secretário” do que o outro. São formações diferentes, destinadas a escopos profissionais diferentes. E conhecer essa diferença é importante justamente porque ajuda a afastar uma visão ainda muito presente de que Secretariado é simplesmente um conjunto de tarefas administrativas que alguém aprende observando outra pessoa fazer.
Uma agenda não é um Tetris de reuniões
Talvez a agenda seja o melhor exemplo. Administrar uma agenda não significa encontrar um quadradinho branco no calendário e encaixar uma reunião ali.
Uma boa gestão de agenda considera prioridade, duração, preparação, deslocamento, interlocutores, assunto, compromissos anteriores e posteriores, margem para imprevistos e, sobretudo, o uso racional do tempo do assessorado. Uma agenda pode estar perfeitamente preenchida e ser pessimamente administrada. O mesmo vale para praticamente tudo o que fazemos.
Uma reunião não começa quando as pessoas entram na sala. Uma viagem não começa no aeroporto. Um evento não começa quando chega o primeiro convidado. Um documento não está necessariamente organizado porque foi colocado dentro de uma pasta. Existe método antes da execução.
E há técnica até naquilo que ninguém vê
Imagine uma situação banal: o executivo pede que determinado fornecedor envie uma informação até sexta-feira. Você pode anotar e esperar que ele envie. Ou pode estabelecer um follow-up: registrar a demanda, o responsável e o prazo; acompanhar seu andamento; antecipar um eventual atraso e fazer com que aquela informação retorne à pauta no momento em que é necessária.
Agora imagine um executivo cuja agenda é disputada por dezenas de pessoas. Nem toda solicitação precisa chegar diretamente até ele. Nem toda urgência declarada é urgente. Nem toda reunião precisa acontecer.
Aí começam a aparecer conceitos como screening, gatekeeping e buffer: técnicas de triagem, gestão de acesso e proteção do tempo e da atenção do assessorado. Existe também o briefing executivo, que reúne e sintetiza aquilo que alguém precisa saber antes de uma reunião, viagem, evento ou decisão.
Organizar para que o outro possa decidir
Uma das funções mais sofisticadas da assessoria executiva é organizar o entorno para que outra pessoa consiga se dedicar àquilo que depende efetivamente dela.
Um executivo não deveria gastar a mesma quantidade de energia procurando um documento e decidindo os rumos de uma organização. Não porque uma atividade seja mais digna do que a outra, mas porque organizações funcionam a partir da distribuição inteligente de responsabilidades. É aí que entra o profissional de Secretariado.
Um bom secretário não apenas executa aquilo que recebe. Ele cria sistemas para que informações circulem, compromissos sejam cumpridos, decisões sejam acompanhadas, pessoas sejam atendidas e pequenos detalhes não se transformem em grandes problemas. E quanto melhor fazemos isso, mais fácil parece.
“Talvez essa seja uma das ironias da profissão: muitas vezes, o sinal de um trabalho secretarial excelente é justamente a ausência de acontecimentos.”
Nos próximos textos de Entrelinhas do Secretariado, quero abrir essa caixa de ferramentas. Vamos falar de follow-up, buffer, gatekeeping, screening, briefing executivo, gestão de agenda e outras técnicas que atravessaram décadas, trocaram de ferramentas e continuam presentes na rotina de quem assessora.
Mas também quero falar dos bastidores, das transformações da profissão e das boas histórias que existem entre uma reunião e outra. Porque existe muito mais por trás de uma agenda organizada do que os horários que aparecem nela. E são justamente essas entrelinhas que me interessam.